Eine Studie des Fraunhofer Instituts zeigt, dass in den indirekten Bereichen (auch Administrations-, Office-Bereiche) bis zu 30% Einsparpotenziale ausgeschöpft werden könnten.
Viele Unternehmen spüren nicht nur die Belastung durch hohe Kosten im Verwaltungsbereich, sondern kämpfen noch zusätzlich mit unkoordinierten Abläufen, langen Warte- und Suchzeiten, schlechter Kommunikation sowie ungünstigen Raum- und Arbeitsplatzstrukturen. Es stellt sich nicht die Frage, ob Lean in den indirekten Bereichen eingeführt werden sollte, sondern der Weg der intelligenten Umsetzung von Lean im Office steht im Mittelpunkt.

Im Rahmen des Vortrags am 03. Mai 2016 gab Michael Meiss einen Überblick zur Effizienz- und Leistungssteigerung indirekter Bereiche durch intelligente Umsetzung von Lean Office.

 

Schwerpunkte

  • Selbstorganisation mit 5S und Optimierung der Zusammenarbeit in Abteilungen
  • Prozesse optimieren mit Makigami und systematische Weiterentwicklung einer KVP-Kultur
  • Erfolgsmessung mit sinnvollen Kennzahlen

Fragen, Hindernisse, Probleme rund um Lean Office

  • Zu viel Bürokratie
  • Überlastung durch E-Mails
  • Nervende Meetings mit zu langer Dauer
  • Man kommt nicht mehr zur eigenen Arbeit
  • Kein Vertrauen, Kopien von E-Mails zur Absicherung
  • Mangelndes Fachwissen führt zu Chaos
  • Zu viele Reports
  • Unklare Verantwortlichkeiten
  • Unterschiedliches Qualitätsbewusstsein

Die von den Teilnehmern genannten Punkte sind in aller Regel nicht zu beeinflussen durch die Umsetzung von 5S im Bürobereich / am Schreibtisch.
Aus diesem Grund wurde im Vortrag auf das Zeigen von Bildern zu „aufgeräumten Schreibtischen / aufgeräumten Büros“ nach der 5S-Methode verzichtet.
Die vielfach beschriebenen Aufräum-Aktionen nach der 5S-Methode sind natürlich ein guter Start für Lean Office / Lean Adminstration.
Aber wie in der Fertigung auch, die Anwendung von „5S“ bedeutet nicht, dass man im Unternehmen „Lean Office“ umgesetzt hat. Man hat nur genau ein Werkzeug von Lean angewendet.
Für die weitere Umsetzung von Lean Office ist die Installation, tagtägliche Nutzung und kontinuierliche Verbesserung von hochleistungsfähigen Prozessen notwendig.
Diese Prozesse müssen dabei von proaktiv mitwirkenden Mitarbeitern gestaltet werden, was wiederum eine entsprechende Führung (ggf. eben einen Kulturwandel) erforderlich macht.
Die von der Anwendung von Lean Office in der Regel erwarteten finanziellen Ergebnisse entstehen erst, wenn man im Unternehmen hochleistungsfähige Prozesse mit proaktiv mitwirkenden Mitarbeitern nutzt.

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