Am 25. Juni 2025 durfte ich auf der Infinity 365 Conference in Graz gemeinsam mit Wolfgang Miedl, dem Gründer und Publisher des Community-Portals SharePoint360.de, einen Vortrag halten, der mir besonders am Herzen liegt: Wie wir Microsoft 365 endlich so nutzen, wie es gedacht ist – nämlich als echten Produktivitäts-Booster und nicht nur als online-Meeting- und Chat-App.
Gemeinsam haben wir in unserem Vortrag gezeigt, warum viele Unternehmen heute nur einen Bruchteil des Potenzials von Microsoft 365 ausschöpfen – und wie man das ändern kann. Die Inhalte unseres Vortrags haben wir anschließend in einem kompakten Whitepaper zusammengefasst, das inzwischen auf großes Interesse gestoßen ist.
Was war das zentrale Thema?
Ganz einfach: Prozesse statt Apps.
Denn Microsoft 365 ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, möglichst viele Funktionen zu kennen – sondern darum, konkrete Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Und genau hier liegt das Problem: In vielen Unternehmen fehlt der strategische Blick auf die Prozesse. Stattdessen wird App für App eingeführt – ohne echten Plan.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Vortrag:
- 44 % der Microsoft 365-Lizenzen werden nicht richtig genutzt.
Viele Funktionen bleiben ungenutzt, während Teams und Outlook überstrapaziert werden. - Nur 24 % arbeiten aktiv in Teams-Kanälen.
Der Großteil kommuniziert weiterhin über Chats oder E-Mails – was zu Chaos und Informationsverlust führt. - App-Schulungen bringen wenig, wenn der Prozess dahinter fehlt.
Wer nur lernt, wie man eine Funktion nutzt, aber nicht weiß, wofür und wann, wird sie kaum sinnvoll einsetzen.
Unsere Lösung: Prozessorientierte Nutzung
Im Vortrag haben wir anhand konkreter Beispiele gezeigt, wie Unternehmen mit einfachen Mitteln ihre Arbeitsweise verbessern können:
- Keine Dateien mehr in Gruppenchats teilen, sondern zentral über SharePoint.
- Klare Verantwortlichkeiten in Planner-Aufgaben – statt „alle sind zuständig“.
- Automatisierte Workflows mit Power Automate, z. B. zur Erstellung von Aufgaben aus E-Mails oder zur Übertragung von Excel-Daten nach SharePoint.
Diese und viele weitere Praxisbeispiele zeigen: Mit einem klaren Fokus auf Prozesse wird Microsoft 365 zum echten Effizienztreiber.
Was mir besonders wichtig war
Wir wollten nicht nur technische Lösungen zeigen, sondern auch den kulturellen Wandel ansprechen, der notwendig ist. Denn neue Tools allein bringen nichts – es braucht Menschen, die andere mitnehmen, motivieren und befähigen. Genau das ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation.
Fazit: Es geht besser – und es lohnt sich!
Der Vortrag in Graz war für mich ein echtes Highlight. Die vielen Gespräche im Anschluss haben gezeigt: Das Thema trifft einen Nerv. Viele Unternehmen stehen genau an diesem Punkt – und suchen nach einem Weg raus aus dem Microsoft 365-Koma.
Wer mehr darüber erfahren möchte, wie jedes Unternehmen Microsoft 365 strategisch und prozessorientiert einsetzen kann, der schaue gerne unser Whitepaper an oder sprich mich direkt an. Ich freue mich auf den Austausch!
