Wussten Sie, dass in vielen Unternehmen bis zu 65% der ERP-Funktionen ungenutzt bleiben – während kritische Prozesse weiterhin in undurchsichtigen Excel-Tabellen laufen?
Die unsichtbare Gefahr: Schatten-IT durch Excel
Excel ist seit Jahrzehnten das Schweizer Taschenmesser der Unternehmenswelt. Schnell, flexibel, überall verfügbar – und doch oft der Ursprung von Chaos und Risiken. Historisch gewachsene Excel-Dateien steuern Produktionsplanung, Projekte und sogar ganze Geschäftsbereiche. Was als pragmatische Lösung begann, ist heute vielerorts ein Flaschenhals:
- Fehlende Berechtigungen und Versionierung
- Fehleranfällige Formeln
- Keine Transparenz oder Nachvollziehbarkeit
- Zeitfressende Datensuche und -pflege
Die Folge: Schatten-IT entsteht. Prozesse laufen außerhalb der offiziellen Systeme, Wissen bleibt in einzelnen Köpfen, und die Abhängigkeit von „Max’ Excel-Liste“ wird zum Risiko – spätestens, wenn Max in Rente geht.
ERP-Systeme: Die Spitze des Eisbergs
Viele Unternehmen investieren Millionen in moderne ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics. Die Hoffnung: Endlich Ordnung und Effizienz. Die Realität: Nach Monaten der Implementierung bleiben große Teile der Funktionen ungenutzt, während das operative Geschäft weiterhin auf Excel und anderen Schattenlösungen basiert.
Warum?
- Datenchaos wird ins neue System übernommen
- IT und Business sprechen nicht dieselbe Sprache
- Fehlende Quick-Wins führen zu Frustration im Team
IT-Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an Prozessen, Daten und Kommunikation.
Der Weg aus der Excel-Hölle: Digitalisierung mit Struktur
Die Lösung beginnt nicht mit dem nächsten Tool, sondern mit einer ehrlichen Analyse:
- Welche Prozesse laufen tatsächlich in Excel?
- Wo entstehen Fehler, Verzögerungen und Wissensinseln?
- Was sind die echten Anforderungen der Nutzer?
Erfolgreiche Digitalisierung bedeutet, Prozesse zu verstehen und gemeinsam mit den Anwendern neue, digitale Lösungen zu entwickeln. Moderne Plattformen wie Microsoft 365 bieten Möglichkeiten für kollaborative, transparente und sichere Datenverwaltung – ohne die Risiken der Schatten-IT.
Quick-Wins und nachhaltige Veränderung
Statt monatelanger Großprojekte sind schnelle Erfolge entscheidend:
- Daten aufräumen und konsolidieren
- Erste digitale Workflows etablieren
- Nutzer aktiv einbinden und schulen
So entsteht Akzeptanz und Begeisterung für den Wandel. Die Schatten-IT verschwindet, und das Unternehmen wird zukunftssicher.
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